HPP#31 – High Performance Projekte mit PRINCE2

WORUM ES IN DIESER EPISODE GEHT …

In der heutigen Folge geht es um PRINCE2 und High Performance Projekte. Ich bin seit über 15 Jahren überzeugter Anhänger von PRINCE2 und ich bin überzeugt, dass es eine ideale Grundlage für Projekte mit hoher Effizienz und Effektivität ist. Man muss PRINCE2 nur richtig anwenden und so manchem Missverständnis aus dem Weg gehen.

Ich gebe Dir aus meiner langjährigen Erfahrung fünf konkrete Tipps, wie du mit PRINCE22 deinen High Performance Turbo anschalten kannst.
Viel Freude mit der heutigen Episode!

Jeder der mich kennt, der weiß, dass ich seit vielen, vielen Jahren Prince2 favorisiere als Projektmanagement Methode, dass wir schon hunderte von Prince2 Trainings gemacht haben und, dass ich Prince2 als die perfekteste Basis für gutes Projektmanagement halte. Und du hast vielleicht auch mitbekommen, dass ich mich mit High Performance beschäftige. Und da auch einige Podcast Episoden gemacht habe, einen Workshop gemacht habe zu High Performance Mastery und jetzt stellt sich die Frage: Wie passt das überhaupt zusammen Prince2 und High Performance?

Weil, ich kenne natürlich auch die Diskussionen, die bei meinen Kunden aufkommen und auch in unseren Trainings, wo man von dem, was über Prince2 an konkreten Hilfsmitteln vermittelt wird, man oftmals sinnbildlich die Hände über dem Kopf zusammenschlägt und sich fragt: Ist das nicht zu viel Bürokratie? Ist das nicht das Gegenteil von High Performance, all diese Dinge zu berücksichtigen, die in Prince2 vorgeschlagen werden? Und deshalb habe ich speziell diese Podcast Episode gestaltet, um dir aufzuzeigen, wie du es schaffst als Prince2 Anwender, als derjenige, der die Vorzüge von Prince2 kennengelernt hat, quasi den High Performance Booster anzuschalten und dafür zu sorgen, dass deine Projekte effizienter und effektiver mit Prince2 ablaufen. Und ich möchte dir zunächst einmal nochmal so grundsätzlich sagen, was das Gute an Prince2 ist. Und speziell an diejenigen, die noch keine Prince2 Anwender sind, noch kein Prince2 Training gemacht haben. 

Warum denn Prince2?

Prince2 ist ein Framework. Prince2 ist so etwas wie eine Projektmanagement Schablone. Es ist eine Beschreibung, wie man eine Umgebung schafft, um Projekte erfolgreicher durchzuführen. Und das ist dein großer Vorteil, weil du nicht das Rad nochmal neu erfinden musst. Du musst dir keine Gedanken darüber machen: Wie setze ich jetzt Prozesse auf und welche Rollen sollte ich mir überlegen? Und welche Dokumente gibt es denn so in Projekten? All das ist in Prince2 beschrieben und kannst du wunderbar als eine Basis nehmen. Als eine Basis wohlgemerkt, und ich komme später noch dazu, denn du solltest es nicht sklavisch und dogmatisch anwenden, so wie es in dem Manuel beschrieben ist. Zum zweiten ist Prince2 sehr schnell zu erlernen. Also wenn du dich damit beschäftigen möchtest, dann reicht ein dreitägiges Prince2 Fundation Training aus und du bist im Thema drin. Ganz anders als bei den anderen Projektmanagement Standards, wo es doch schon ein bisschen aufwendiger und umfassender ist, Prince2 zu erlernen. Und der wichtigste Vorteil von Prince2 ist, gerade für meine Lieblingskunden, die Projektgeschäft machen, die Kundenprojekte durchführen, ist es nochmal ein ganz wichtiger Vorteil für euch, dass Prince2 sich nicht an Einzelpersonen richtet. Also, keine Ausbildung ist für Startende im Projektmanagement Umfeld und die sagen: jetzt will ich mal lernen, wie man Projektmanagement macht sondern Prince2 richtet sich hauptsächlich an Unternehmen, die Projektmanagement durchführen wollen. Und beschreiben für diese Unternehmen eine Grundlage, wie man einheitlich standardisiert und effektiv Projekte durchführen kann. Und das beseitigt dieses, wie ich es oft nenne, dieses Einzelheldentum, dass Projekte von Einzelpersonen abhängig macht. Und was natürlich unheimlich schwer ist und auch ein Risiko darstellt für Unternehmen, die im Projekt Business sind.

Prince2 und HighPerformance

So! Und deshalb bin ich seit über 18 Jahren, wo ich jetzt Prince2 kenne, nach wie vor ein glühender Anhänger von Prince2, trotz allen Bestrebungen die in Richtung Agilität und New Work gehen. Und ich bin felsenfest davon überzeugt, dass das weiterhin eine super Grundlage ist und sich auch mit all den Dingen wunderbar kombinieren lässt. Und jetzt kommt mein Faible für High Performance. Und das hat sich so in den letzten Jahren entwickelt und liegt auch so ein bisschen an meiner Persönlichkeit, dass ich keine Verschwendung und keine Bürokratie mag. Und ich habe mal so ein paar Prinzipien mir aufgeschrieben, was für mich High Performance ausmacht. Und dazu gehört absolute Kundenorientierung. Dazu gehört, Projekte nur mit Sinn durchzuführen. Dazu gehört hohe Flexibilität. Dazu gehört, dass Projekte keine Verschwendung haben dürfen oder keine Verschwendung produzieren dürfen. Und ich will hier in dieser Episode einfach mal darstellen, wie du mit Prince2 im Gepäck und mit diesen High Performance Aspekten, und gerade für Unternehmen, die ihr Geld mit Projekten verdienen, die wirklich davon leben, dass es effektiv und effizient durchgeführt wird, mache ich jetzt mal diese Kombination in der Form, dass ich dir ganz konkrete Tipps gebe, wie du mit Prince2 als Basis eine Plattform schaffst oder eine Umgebung schaffst, um mit höchster Performance Projekte durchzuführen. So! 

Und jetzt kommen meine fünf Tipps. Bist du bereit? Die Überschrift die ich hier gerade ablese lautet, das hier ist so mein Skript, was ich mir an Stichpunkten notiert habe: So schaltest du mit Prince2 den High Performance Turbo an. Also, dann lasst uns mal den Turbo starten und mit den fünf Tipps beginnen. Und die ersten beiden Tipps richten sich so ein bisschen an das Schaffen einer Umgebung und die anderen drei, die sind wirklich sehr konkret für die Anwendung in deinen Projekten. 

Unabhängige Projektorganisation schaffen

Der erste Tipp ist, dass du eine unabhängige Projektorganisation schaffen solltest. Dass du da, wo es auf High Performance ankommt, dafür sorgst, dass der ganze Einfluss aus deinem Unternehmen, aus dem Apparat, den es da natürlich zurecht gibt, dass du diesen Einfluss rausnimmst und dafür sorgst, dass nur die Leute in deiner Projektumgebung sind und auch mitentscheiden und mitgestalten, die wirklich in dem Projekt benötigt werden. Und das sind natürlich nicht nur die Spezialisten auf der operativen Ebene, sondern auch die wichtigen Stakeholder mit der Kundenperspektive, mit der Lieferantenperspektive. Die definitiv ins Boot zu holen und dafür zu sorgen, dass die anderen draußen sind. Dass von außerhalb aus deinem Unternehmen das Projekt nicht gebremst wird durch Freigabemechanismen, durch Mitsprachen, durch irgendwelche Budgets die da noch jemand mit freigeben muss oder durch anderen Linienvorgesetzte, die da noch irgendwie mitsprechen wollen. Mitsprache natürlich da, wo es wichtig ist. Betriebsrat ist gerade bei Themen, wenn du Kundenprojekte machst, darf natürlich auf deiner Kundenumgebungsseite auch der Betriebsrat mit dabei sein. Den sollte man natürlich ausschließen. Aber das ist vielleicht eher ein Stakeholder Thema. Mir geht es darum, die Leute zu finden, die gemeinsam ein Projekt tragen und ein Projekt verantworten. Und sorge dafür, dass in diesem Projekt auch die Ressourcen drin sind. Das heißt, zum einen die Mitarbeiter und zum anderen natürlich auch die Kompetenz und die Verfügbarkeit über Budget. Und somit schaffst du schonmal eine Grundlage, damit dein Projekt nicht gehemmt wird durch irgendwelche Mechanismen, die in deiner Organisation da mitspielen könnten. 

Commitment der Entscheider

Der zweite Tipp den ich dir geben möchte, hat auch etwas Vorbereitendes. Nämlich das absolute Commitment der Entscheider. Das Commitment der Entscheider zum Projekt und das Commitment der Entscheider zu den Spielregeln. Und hier kommt der Vorteil von Prince2 zum Tragen. Dort sind nämlich Spielregeln wunderbar in den sieben Prinzipien definiert. Dass man Projekte in Phasen aufteilt und immer frei entscheiden kann, ob man ein Projekt fortführt oder nicht. Dass man ein Management by Exception einführt. Also möglichst viel Delegation an Projektmanager und sein Team macht und nur bei Ausnahmen entscheidet. Dass ein Projekt immer von einem Business Case getragen sein muss. Und wenn der Business Case nicht da ist, man dieses Projekt auch stoppen sollte. Und dieses Mindset, also dieses Commitment auf das, worauf es in Projekten ankommt, das ist wunderbar dokumentiert. Und das gilt es einfach den Entscheidern zu vermitteln, ihnen näherzubringen und sie darauf zu committen, dass sie, wenn sie, und ich bin hundert prozentig davon überzeugt, mir ist noch kein Manager über den Weg gelaufen, der, wenn ich ihn nicht in einem Management Briefing davon überzeugt habe oder gezeigt habe, was die Erfolgsprinzipien von Prince2 sind, dass er das nicht auch mitträgt, aber das auch wirklich den Managern näherzubringen. Denn nur was sie wissen, dem können sie auch folgen. Und wichtig wäre es an der Stelle, wirklich diese Prinzipien mit dem gesamten Team nochmal klarzumachen und ein ganz bewusstes Commitment dazu zu machen. Also wirklich aufzuschreiben und so etwas wie einen Code of Honor zum Beispiel zu definieren und sich zu sagen: Wir in unserem Projekt, wir werden jetzt Management und auch das Team, wir werden gemeinsam diese Prinzipien einhalten. Das ist der zweite Tipp, den ich dir geben möchte. 

Der Tabularasa-Prozess

Jetzt kommen wir zur konkreten Umsetzung in Projekten. Und da möchte ich mit dir mal mit einem Mythos aufräumen, dass Prince2 Projekte ganz, ganz viele Dokumente und ganz, ganz viele Meetings und ganz, ganz viele unterschiedliche Instrumente braucht. Das braucht es nämlich gar nicht. Prince2 ist flexibel. Prince2 kann man tailern. Und Prince2 fordert einen sogar dazu auf. Und mein Appell an dich: mach erstmal Tabularasa. Mach einen reinen Tisch und sage: Alles was wir bisher in unseren Projekten gemacht haben, stellen wir zunächst einmal in Frage. Und wir schauen uns die Dinge an, die wir tatsächlich benötigen. Was sind die Templates, die wir brauchen? Was sind die Reports, die wir brauchen? Was sind die Handbücher und Vorgehensweisen, denen wir folgen sollten? Und wenn ihr für euer Projekt sagt: Das sehen wir eigentlich nicht so, ob wir das brauchen. Dann lasst es weg. Und setzt euch ein Basis-Set an Tools oder Templates zurecht, von denen ihr glaubt, dass ihr das als absolutes Minimum braucht und fangt damit an. Und ein wunderschöner Leitsatz aus Lean Management, den ich gelernt habe, ist: Mache nur das, was auch tatsächlich ein Kunde bereit wäre, zu bezahlen. Also würde er für das Festlegen von einer ganz bestimmten Konfigurationsmanagement Vorgehensweise, würde er das bezahlen? Würde er einen Report bezahlen? Würde er das Meeting, das ihr jetzt hier durchführt zu: „Wie dokumentieren wir unserer Qualitätsergebnisse“, würde er das bezahlen? Und all das, wo ihr sagt: nein, das würde er eigentlich nicht bezahlen, da dürft ihr nochmal genauer hinschauen, ob das tatsächlich einen Wert schafft, oder ob das für euer Projekt eher Verschwendung ist. Und dieses Prinzip Tabularasa funktioniert aber nur dann, wenn die beiden Folgetipps, die ich dir gebe, auch eingehalten werden. Weil, ansonsten könnte das Projekt im Chaos landen.  

Kommunikation einfach gestalten

Und der nächste Tipp betrifft die Kommunikation. Kommunikation ist ein Aspekt, der in Projekten megamäßig aufhalten kann. Da geht es um Rechtfertigungen, da geht es um Dokumentation, da geht es um mein Ansehen, möglichst viele Leute etwas wissen zu lassen. Lasst das alles weg. Und ein Credo wäre: No Bullshit. Macht eine Kommunikation wirklich nur für das, was es braucht. Sorgt für Transparenz, sorgt für Klarheit, sorgt für Offenheit. Und nehmt euch vor, dass ihr Kommunikation, wenn sie informell sein soll, eher persönlich macht, als per E-Mail. Sorgt dafür, dass ihr, ja eigentlich sollte man E-Mails mal ausschalten für das Projekt. Probiert es einfach mal aus, E-Mails wirklich nicht in eurem Projekt zu verwenden. Macht stattdessen eine Chat-Funktion. Sei es jetzt WhatsApp oder Slack oder was auch anders, das ist viel effizienter. Da kann man dann auch viel knapper arbeiten. Da kann man mit Emojis arbeiten. Also, das geht alles viel, viel schneller und auch viel unkomplizierter, als mit diesen E-Mails. Also das ist der fünfte Tipp: Sorgt für eine offene Kommunikation, die No Bullshit verfolgt.  

Das Ergebnis zählt!

So! Und der letzte Tipp, der ist möglicherweise, nicht nur möglicherweise, garantiert, das ist der wichtigste Tipp bei allem. Und das basiert auch wieder auf Prince2. Das lautet nämlich: Das Ergebnis zählt. Fokussiert euch in euren Projekten, wenn ihr High Performance erreichen wollt, bei allem was ihr tut und bei allem, was ihr gestaltet und bei allem, was ihr festlegt, erstmal auf das Ergebnis. Achtet darauf, dass das Ergebnis das Gewünschte ist, vom Kunden auch tatsächlich abgesegnet ist, dass er es mit beschrieben hat. Dass das Ergebnis, das Endergebnis Sinn macht und leitet dann daraus all die Aktivitäten ab, die es in dem Projekt braucht. Fokussiert euch auf die eigentliche Arbeit an der Herstellung des Ergebnisses. Und was bedeutet das konkret? Das bedeutet konkret, dass dieses ganze, das ganze Projektmanagement, all die Festlegungen die man da macht, all die unterschiedlichen Aspekte wie Qualitätsmanagement und Risikomanagement und Stakeholder Management und den Prince2, diese fünf unterschiedlichen Ansätze, die sind alle toll, die sind alle gut und richtig. Aber das steht nicht an erster Stelle. Und das ist nicht die Priorität. Das ist natürlich wichtig, dass wir Dinge festlegen und, dass wir zu Beginn vielleicht auch die eine oder andere Regel definieren und auswählen, welches Tool wir verwenden und wie wir dokumentieren. Aber ergeht euch nicht darin, dass ihr da jetzt super ausformulierte Managementansätze, so die Prince2 Sprache, braucht. Sondern, richtet euren Projektaufsatz darauf aus, dass ihr jeden Tag einen Schritt vorankommt und auch eure Kommunikation und eure Statusfeststellungen, eure KPIs wirklich ausrichten auf das Ergebnis. Sich immer zu fragen: Was braucht der Kunde als nächstes? Was ist das, was wir für den Fortschritt als nächstes benötigen? Daraus abgeleitet natürlich den Kern von jedem Projekt Meeting/ sich darauf zu stützen. Nämlich festzulegen, wer macht was, bis wann? Das darf klar definiert sein. Und mit einem Commitment und mit der klaren Kommunikation führt das dann wirklich dazu, dass man wirklich in die Richtung läuft, effizient und effektiv ein Projekt so zu machen, dass am Ende das Ergebnis da ist, was der Kunde braucht. 

Fazit

So! Das sind also meine fünf konkreten Tipps, wie du auf Basis von Prince2, und das ist vielleicht der Tipp Nummer null, dass du dich nochmal mit Prince2 beschäftigst. Wenn Prince2 für dich neu ist, besuche einen Online Kurs, buche ein Training, gerne bei uns, bei Copargo. Und mit dieser Basis kannst du wunderbar mit einem Mindset, das durch die Erfolgsprinzipien von Prince2 definiert ist, mit dieser wunderbaren Schablone und der Vorlage, wie man erfahrungsgemäß gute Projekte durchführt, sei es in Prozessen oder in den Rollen oder auch in den Dokumenten, darauf aufsetzend diese fünf Tipps anzuwenden. Und der erste Tipp war: Sorge für eine unabhängige Organisation. Schaffe ein Entscheider-Commitment, ist der zweite Tipp. Der dritte Tipp ist: Mach Tabularasa mit allen Tools und Dokumenten und hole dir nur das dazu, was du tatsächlich als Notwendigkeit identifiziert hast. Vierter Tipp ist: Schaffe eine No Bullshit Kommunikation. Und der fünfte Tipp lautet, dass du dich auf das Ergebnis fokussieren solltest. 

Das war die Episode, die für mich eine Herzensangelegenheit war, weil sie das was mich beschäftigt als Projektberater und als Projekttrainer, nämlich erstens Prince2 und zweitens High Performance, in dieser Episode miteinander kombiniert. Ich wünsche dir viel Spaß, viel Erfolg in deinen Projekten, happy Performing Projekts. 

Shownotes


High Performance Projects Journal
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www.projekt-journal.de

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