HPP#29 – Projektmanagement ist keine Kunst….

WORUM ES IN DIESER EPISODE GEHT …

Mit dieser Episode schlagen wir ein neues Kapitel auf – wir wenden uns dem echten Projektmanagement zu. In dieser Folge geht es darum den Mythos zu beseitigen, dass Projektmanagement eine Kunst ist. Es ist ein Handwerk, dass jeder von uns erleben kann damit Abläufe vollkommen klar sind und wir vom Amateur zum Profi werden – bei jedem Projekt.

Damit du diese Abläufe implementieren kannst, zeige ich dir 4 Ebenen, auf die es beim erfolgreichen Umsetzen ankommt und wie du diese für ein professionelles Handwerk implementieren kannst.

In den letzten Episoden ging es sehr stark um deine persönliche High Performance. Ich habe da so eine kleine Impulsserie draus gemacht. Und jetzt wenden wir uns dem echten Projektmanagement zu, dem performanten Projektmanagement. Und ich möchte in dieser Episode mal ganz grundsätzlich einen Mythos beseitigen, nämlich, dass Projektmanagement irgendetwas mit Kunst zu tun hätte. Und deshalb richtet sich diese Episode auch an diejenigen, die das Handwerk beherrschen sollten, und das sind all diejenigen, deren Business tatsächlich vom Projekterfolg abhängt. Das sind Beratungsunternehmen, das sind Webagenturen, das sind Software-Entwicklungsunternehmen, Anlagenbauer, IT-Systemhäuser, Bauunternehmen und Implementierer von jeglichen Gewerken und neu zu schaffenden Systemen. Du siehst also, es gibt ganz, ganz viele Bereiche, in denen Projekte stattfinden, und wo Projektmanagement auch tatsächlich einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren ist, ob das Unternehmen erfolgreich ist oder nicht. Ob das Unternehmen tatsächlich eine Marge macht, ob das Unternehmen begeisterte Kunden hat, die wiederkommen, ob das Unternehmen zufriedene Mitarbeiter hat, die beim Unternehmen bleiben, ein Commitment abgeben und für eine Stabilität sorgen. Und das hat alles nichts mit Kunst zu tun. Kunst ist für mich eine einmalige Sache. Kunst hat etwas mit Talent zu tun, wenn jemand ein Meisterwerk schmiedet. Es hat sehr viel mit Intuition zu tun, auch natürlich so was wie Selbstverwirklichung. Die Persönlichkeit spielt sicherlich eine Rolle, weil ein Künstler sich auf eine ganz bestimmte Art und Weise ausdrückt. Und all das hat überhaupt nichts mit Projektmanagement zu tun.

Und ich wiederhole das noch mal, Projektmanagement hat überhaupt nichts mit Kunst zu tun. Denn wenn du solche Menschen in deinem Unternehmen hast, die die Projekte für Kunst halten, dann entwickelst und förderst du so etwas wie Einzelheldentum. Dann machst du dich abhängig von einzelnen Persönlichkeiten. Und das kennst du vielleicht auch, dass, sagen wir mal, der Arthur Projekte wunderbar machen kann. Und der Arthur, der hat das richtig gut drauf, der hat ein Händchen dafür. Und wenn wir dem Arthur ein Projekt geben, dann wird das erfolgreich. So, und der Arthur ist leider ein Einzelbeispiel in unserem Unternehmen. Und da gibt es viele andere, die machen das mehr schlecht als recht. Und am liebsten würden wir alle Projekte dem Arthur geben. Aber wehe, der Arthur ist mal nicht da, geplant oder ungeplant! Wehe, Arthur hat Urlaub! Dann ist das schon ein Grauen für all diejenigen, die Projekte abladen wollen, die darauf warten, Rechnungen zu schreiben. Denn wenn Arthur nicht da ist, dann kommt das ganze Projektgeschäft ins Stocken. Und wenn wir mal die Situation haben, dass Arthur ungeplant nicht da ist, wenn Arthur mal krank wird, dann schrillen im Unternehmen die Alarmglocken. Weil dann weiß man sofort, dieses Projekt stockt, dieses Projekt braucht eine besondere Betreuung vielleicht von dem Geschäftsführer selber. Weil wenn Arthur nicht da ist, läuft es eben nicht. Und das ist etwas, was für Unternehmen, die vom Projekterfolg abhängig sind, megakritisch ist.

Abhängigkeit von Personen lösen

Das heißt, wir sollten von diesen Abhängigkeiten von einzelnen Personen, von den einzelnen Projektkünstlern Abstand nehmen und uns dahin entwickeln, dass wir in unserer Organisation so etwas wie ein Projekthandwerk entwickeln. Ein Handwerk, wo wir genau wissen, wo alle genau wissen, wie wir unsere Meisterstücke herstellen. Es geht dort alles Hand in Hand. Die Abläufe sind vollkommen klar. Wir haben natürlich die Werkzeuge zur Hand, die wir brauchen. Und das sind keine Amateurwerkzeuge, sondern Profiwerkzeuge, wie sie eben ein Handwerksmeister auch hat. Wir haben eine Mannschaft, bei der jeder Griff sitzt, weil diese Mannschaft macht Projekte immer und immer und immer wieder. Wenn du das Beispiel mit Handwerk mal nimmst, sie bauen permanent neue Sanitärobjekte in Bäder ein. Sie erstellen jeden Tag eine neue Küche. Sie installieren permanent bei ihren Kunden neue technische Geräte. Das sind Leute, die eine Professionalität ausstrahlen. Wo, wenn dieses Team rausgeht, wirklich alles Hand in Hand geht, und dieses Team eingespielt ist. Und diese Handwerkertruppe, wenn ich mal bei diesem Beispiel bleiben darf, ist auch frei von jeglichem unnützen Schreibkram. Die machen nur das, was auch tatsächlich von dem Unternehmen, von der Organisation dringend erforderlich ist. Die haben konkrete Aufträge, die sie abarbeiten. Sie haben ihr Material, das sie brauchen für die Herstellung des Ergebnisses. Sie haben ihre Pläne. Und am Ende schreiben sie so etwas wie einen Lieferschein oder eine Auftragsbestätigung oder was auch immer. Alles andere lehnen die Leute ab, denn das hindert sie an der Arbeit. 

Und das würde ich jetzt gerne mit dir übertragen auf dein Projekt-Business. Du bist also jemand, der Verantwortung trägt. Du trägst Verantwortung für Kundenprojekte. Sei es, dass Software implementiert wird, sei es, dass ihr einen Beratungsauftrag habt, mit einem Kunden neue Prozesse implementieren müsst, sei es, dass du eine IT-Infrastruktur austauschst, dass du einen Logistik-Standort aufbaust. All das sind Projekte. Und du bist gut beraten, dir ein Beispiel zu nehmen an all den Handwerkern da draußen. Und ich möchte dir jetzt mal auf vier unterschiedlichen Ebenen darstellen, worauf es ankommt und wonach du streben solltest, um wirklich dieses professionelle Handwerk zu implementieren. 

System: Projektmanagement

Das Allererste ist so etwas wie ein wiederholbares Projektmanagement-System, dass wir dieses Einzelheldentum ein für alle Mal abschaffen. Und dieses Projektmanagement-System heißt also, wir haben eine einheitliche Art und Weise definiert, wie wir unsere Projekte durchführen. Und diese Art und Weise ist immer gleich. Es gibt ganz bestimmte Phasen. Phasen, in denen wir mit dem Kunden gemeinsam durch ein Projekt gehen, wo wir eine Bestandsaufnahme machen, wo wir eine Konzeption machen, wo wir erste Prototypen herstellen. Ganz egal, ob das klassisch oder agil ist, die Vorgehensweise, das Modell, das Vorgehensmodell, ist immer gleich. Und unser Projektmanagement-System hat natürlich auch die Werkzeuge. Funktionierende Tools, mit denen wir unsere Arbeitsvorgänge super dokumentieren können, mit der wir reibungslos kommunizieren können, unmissverständlich, transparent und eindeutig. Funktionierende Tools gehören dazu. Und je nach Unternehmen gehören dann natürlich spezifische Sachen dazu: ganz bestimmte Methoden, ganz bestimmte Instrumente, die wir einsetzen, um in unseren Projekten, in unseren Kundenprojekten, reibungslos und hochperformant zu arbeiten. Und all das ist sauber dokumentiert. Das alles ist wiederholbar vorliegend. Und jeder, der nach draußen geht und mit den Kunden Projekte macht, der greift auf dieses Projektmanagement-System zu. Das ist das erste Element.

Projektkultur als Teil des Projektmanagements

Das zweite Element ist die Projektkultur, und da möchte ich auch wieder eine Anleihe machen an den Handwerkern. Bei Handwerkern gibt es so etwas wie Gilden. Oder bei Handwerkern gibt es auch einen gewissen Meisterschaftsanspruch, also dass jemand auch einen bestimmten Titel dann hat. Er ist dann Meister, Sanitärmeister oder Schreinermeister oder Malermeister oder was auch immer. Und diese Kultur brauchen wir auch in unseren Projekten. Dass es eine ganz klare Verantwortung gibt, dass, wenn eine Truppe von Menschen rausgeht und ein Kundenprojekt macht, dass ganz klar definiert ist, wer hier die Verantwortung hat. Das kann eine Einzelperson sein oder, wenn wir in agilen Projekten sind, natürlich auch das Team. Aber diese Klarheit muss da sein, wer diese Verantwortung übernimmt. Wir brauchen so etwas wie einen Teamgeist. Wir brauchen so etwas wie ein Commitment des Teams. Dass alle an einem Strang ziehen und darauf aus sind, zum einen dem Kunden ein hochzufriedenstellendes Ergebnis liefern, und andererseits für ihr Unternehmen so performant arbeiten, dass am Ende auch was übrig bleibt. Das ist der zweite Punkt, die Projektkultur, maßgeblich Verantwortung und Commitment.

Punkt drei: Kompetenzen

Der dritte Punkt hat etwas mit Kompetenz zu tun. Du als Privatmensch würdest nie jemanden beauftragen, dir dein Badezimmer zu renovieren, wenn du dir nicht sicher bist, dass er sein Handwerk beherrscht. Du guckst nach Meisterbetrieben, du guckst nach Referenzen. Und deshalb braucht auch jemand, der als Projektmanager rausgeht, genau diese Kompetenz. Da reicht es nicht aus, wenn jemand ein ausgebildeter Informatiker oder ein Master in Business Administration ist. Ein Projektmanager braucht die Kompetenz, wie man Projekte managt. Und dafür gibt es Trainings, dafür gibt es Workshops. Und dafür darfst du in deiner Organisation sorgen, dass die Leute, die rausgehen, auch genau diese Kompetenz haben und das PM, das Projektmanagement-System mit seinem Phasenmodell und mit seinen Tools, auch tatsächlich beherrscht. Das ist der dritte Punkt.

Ständige Verbesserung durch Synergien

Und der vierte Punkt ist vielleicht der wichtigste, denn der sorgt für Synergien, der sorgt für ständige Verbesserung. Du darfst darauf achten, dass diese Business-Umgebung, die du da gestaltest, auch gemanagt ist. Dass es da ein gewisses Government gibt, dass du in diese Umgebung nur so viele Projekte reinkippst, wie auch tatsächlich von deinen Projekthandwerkern durchgeführt werden können. Das heißt, wir brauchen so etwas wie einen Einsteuerungsprozess. Wir brauchen da einen Kanal, der dafür sorgt, dass permanent genau die Auslastung unserer Projekthandwerker optimal ausgesteuert ist. Es braucht natürlich so etwas wie eine Status-Transparenz. Wir müssen wissen, auf welchen Baustellen das der Fortschritt ist. Wir brauchen so etwas wie ein Frühwarnsystem. Wenn es irgendwo Schwierigkeiten gibt, wenn die Handwerkertruppe in Not ist, wenn es unzufriedene Kunden gibt, dann müssen wir darüber Bescheid wissen, um im Notfall, wenn es die Truppe nicht selber lösen kann, eingreifen und helfen können. Und dieses Eingriffsystem muss natürlich klar definiert sein. Es darf da auch ganz klare Regeln geben, wann es skaliert wird und wann die Truppe das selber löst. 

Also das sind die vier Punkte, die ich dir in dieser Episode ans Herz legen möchte. Projekt-Business ist professionelles Handwerk. Und dazu gehört, dass wir ein Projektmanagement-System haben, wiederholbar, dass das Einzelheldentum ausmerzt. Wir brauchen eine Kultur mit klarer Verantwortung und einem committeten Team. Wir brauchen kompetente Projektmanager, die Meister ihres Fachs sind. Und wir brauchen eine Umgebung, die auch die Handwerkertruppe schützt vor Überlastung und vor Herausforderung, die sie in ihrer Verantwortung nicht übernehmen können. Und denk mal drüber nach, wie das in deinem Business ist, ob diese vier Elemente in deiner Organisation tatsächlich vorhanden sind. Und ich hoffe, dir einige wertvolle Impulse gegeben zu haben, um deine Projektumgebung noch performanter zu gestalten.

Vielen Dank, liebe Grüße und Happy performing Projects! 

Shownotes


High Performance Projects Journal
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Photo by Jo Szczepanska on Unsplash